Politíca de tratamiento de datos

Versión 1.0 · Vigente desde 13/11/2026

Contenido

1. Responsable del tratamiento y marco legal
2. Definiciones y principios
3. Bases de datos, datos que se tratan y finalidades
4. Datos sensibles, de menores y grabaciones de voz
5. Autorización: cómo se obtiene en cada canal
6. Derechos de los titulares y deberes de VXM
7. Consultas, reclamos y revocatoria
8. Comunicaciones comerciales, encargados y seguridad
9. Vigencia y cambios a la política

1. Responsable del tratamiento y marco legal

ALUMINIOS Y VIDRIOS X METRO S.A.S. (en adelante, «VXM») es la responsable del tratamiento de los datos personales que recoge en desarrollo de su actividad de fabricación, venta e instalación de productos en vidrio y aluminio. Su representante legal es Luz Mery Mojica Marín.

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2, que compilan, entre otros, el Decreto 1377 de 2013), la Ley 2300 de 2023 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Es obligatoria para VXM, sus trabajadores, contratistas y encargados que traten datos por cuenta suya.

2. Definiciones y principios

Para esta política se usan las definiciones de los artículos 3 y 5 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular que esta política existe, cómo consultarla y para qué se usarán sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento; en este caso, VXM.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de VXM.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.

VXM aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Esta política protege a personas naturales. La información de personas jurídicas (por ejemplo, el NIT o la razón social de una constructora) no es dato personal, pero sí lo son los datos de las personas que las representan o actúan como contacto.

3. Bases de datos, datos que se tratan y finalidades

VXM trata los datos solo para las finalidades que se indican a continuación y que se informan al titular al pedir su autorización. Una finalidad nueva requiere una autorización nueva.

3.1 Clientes y prospectos

Personas que piden información, una cotización o una visita técnica, o que contratan productos u obras, incluidas las personas de contacto de clientes empresa.

Datos: nombre, número de celular o identificador de WhatsApp, teléfono fijo, correo, dirección del inmueble, ciudad y barrio, documento de identidad cuando se factura o contrata, necesidad o proyecto, mensajes, grabaciones de llamadas, fotos y medidas del inmueble tomadas en la visita.

Finalidades:

1. Atender solicitudes de información, preparar cotizaciones y presupuestos.
2. Agendar, confirmar y realizar visitas técnicas, y registrar las medidas del inmueble y fotos.
3. Celebrar y ejecutar contratos: fabricación, entrega, instalación, facturación, cobro y pagos.
4. Atender garantías, servicio posventa, peticiones, quejas y reclamos.
5. Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
6. Hacer seguimiento comercial a la solicitud del cliente y medir la calidad del servicio, incluida la grabación de llamadas.
7. Solo con autorización separada: enviar información comercial, promociones y novedades por WhatsApp, llamada, SMS o correo.

3.2 Trabajadores y candidatos

Datos: identificación, datos biométricos, contacto, hoja de vida, formación, experiencia, datos para nómina y seguridad social, y los datos de salud estrictamente exigidos por la ley laboral.

Finalidades: procesos de selección, celebración y ejecución del contrato laboral, entrada a las instalaciones, pago de nómina y aportes, seguridad y salud en el trabajo, y cumplimiento de obligaciones legales. Las hojas de vida de candidatos no seleccionados se conservan 12 meses y luego se eliminan, salvo autorización para procesos futuros.

3.3 Proveedores y contratistas

Datos: identificación, contacto, datos bancarios para pagos y documentos exigidos para contratar.

Finalidades: selección, contratación, pagos, control de cumplimiento y obligaciones contables y tributarias.

3.4 Visitantes de las instalaciones

Las imágenes registradas se usan para seguridad de personas, bienes e instalaciones. Se informa con avisos visibles en las zonas vigiladas y se conservan por 5 días, salvo que se requieran como prueba.

3.5 Vigencia de las bases de datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para la finalidad para la que se recogieron y mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlos. Los documentos soporte de contratos y facturas se conservan por 10 años (Ley 962 de 2005, art. 28). Los datos de prospectos que no contrataron se conservan 24 meses desde el último contacto.

4. Datos sensibles, de menores y grabaciones de voz

Qué son datos sensibles. Son los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. La ley los enumera: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o partidos políticos, datos de salud, de la vida sexual y datos biométricos, como la huella o el reconocimiento facial (Ley 1581 de 2012, art. 5).

Lo que VXM pide no es sensible. El nombre, el número de cédula, la dirección, el teléfono y el correo son datos personales, pero no sensibles. Igual requieren autorización, como explica la sección 5.

Cuándo trata VXM datos sensibles. La atención comercial no los requiere y VXM no los pide a sus clientes. Solo trata los datos de salud de sus trabajadores que exige la ley laboral. [Pendiente: confirmar si VXM toma huellas en contratos o pagarés, o usa control de acceso biométrico; si es así, incluirlo aquí.]

Reglas si se piden. El titular debe dar autorización explícita (Ley 1581 de 2012, art. 6). Se le informará que no está obligado a entregarlos, y ninguna actividad se condicionará a que lo haga (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3).

Niños, niñas y adolescentes. VXM no dirige sus servicios a menores de edad ni recoge sus datos. Si llegara a hacerlo, la autorización la dará su representante legal, respetando su interés superior (Ley 1581 de 2012, art. 7; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.9).

Grabaciones de llamadas. Las llamadas a la PBX de VXM se graban. El titular es informado al inicio de cada llamada mediante un mensaje grabado, antes de entregar cualquier dato. Las grabaciones se usan solo para dejar prueba de la autorización y de lo acordado, y para medir la calidad del servicio. No se usan para identificar a las personas por su voz. Se conservan12 meses, salvo que se necesiten como prueba en un reclamo.

5. Autorización: cómo se obtiene en cada canal

VXM pide la autorización a más tardar en el momento de recoger el dato, y siempre informa para qué lo usará, qué derechos tiene el titular y dónde consultar esta política. La autorización puede ser escrita, oral o por conductas inequívocas; el silencio nunca se entiende como autorización (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.4).

Dos autorizaciones separadas. La autorización para atender la solicitud y ejecutar el contrato es distinta de la autorización para recibir información comercial. La segunda es opcional y no se exige para comprar ni para ser atendido (Ley 2300 de 2023, art. 5, parágrafo 2).

Prueba de la autorización. VXM conserva, por cada titular, la fecha y hora de la autorización, el canal, la versión del texto que aceptó y si autorizó o no las comunicaciones comerciales. También conserva el modelo de cada versión del aviso de privacidad mientras se traten los datos obtenidos con él (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.2.5 y 2.2.2.25.3.4).

6. Derechos de los titulares y deberes de VXM

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Pedir prueba de la autorización que dio a VXM.
3. Ser informado, si lo pide, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho su consulta o reclamo ante VXM (art. 16).
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos: al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.2).

Quién puede ejercerlos: el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado; o quien actúe por estipulación a favor de otro (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.1).

Deberes de VXM. Como responsable, VXM cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: pedir y conservar copia de la autorización, informar la finalidad y los derechos del titular, proteger la información, mantenerla actualizada, tramitar consultas y reclamos en los plazos legales, informar a la SIC los incidentes de seguridad y exigir a sus encargados el cumplimiento de esta política.

7. Consultas, reclamos y revocatoria

Área responsable: Coordinador de producción, Harrison Cadena, quien atiende las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

Canales gratuitos: Formulario general servicio al cliente, WhatsApp 316 374 6540 o por escrito en la Calle 9 # 10-111, Cali.

Si un reclamo llega incompleto, VXM pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta del titular, se entenderá que desistió. Mientras se resuelve un reclamo completo, el registro llevará la leyenda «reclamo en trámite», incluida dentro de los 2 días hábiles siguientes (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15).

Revocatoria y supresión. El titular puede revocar la autorización o pedir que se borren sus datos en cualquier momento, por los mismos canales. Para dejar de recibir información comercial basta escribir «Baja» por WhatsApp. La supresión no procede sobre la información que VXM deba conservar por ley o por un contrato vigente, como los soportes contables y de facturación (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.6).

8. Comunicaciones comerciales, encargados y seguridad

8.1 Comunicaciones comerciales

VXM solo envía información comercial a quien lo autorizó expresamente, y solo por los canales que esa persona autorizó (Ley 2300 de 2023):

• Horario: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca domingos ni festivos.
• Registro de Números Excluidos: antes de cada envío comercial, VXM consulta el registro de la Comisión de Regulación de Comunicaciones y no contacta a quien se haya inscrito.
• Baja fácil: todo mensaje comercial indica cómo dejar de recibirlos.

No son comunicaciones comerciales las respuestas a lo que el cliente pidió, ni los contactos para confirmar transacciones (Ley 2300 de 2023, art. 8).

8.2 Encargados y transmisión internacional

Para operar, VXM usa proveedores que tratan datos por su cuenta. Algunos guardan la información fuera de Colombia:

Estas transmisiones no requieren autorización adicional del titular siempre que VXM tenga con cada encargado un contrato de transmisión o condiciones contractuales equivalentes, que obliguen al encargado a tratar los datos solo según esta política y con medidas de seguridad (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.1; Decreto 1377 de 2013, art. 25). VXM no vende ni cede datos personales a terceros.

8.3 Seguridad

VXM protege los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas, como usuario propio para cada persona en el CRM, acceso restringido a las grabaciones, copias de respaldo, compromisos de confidencialidad y capacitación. VXM informa a la SIC los incidentes de seguridad que afecten los datos (Ley 1581 de 2012, art. 17).

9. Vigencia y cambios a la política

Esta política, versión 1.0, rige desde 13/11/2026 y se publica en vidriosxmetro.com/politica-de-datos.

Los cambios sustanciales, como un cambio de responsable o de finalidades, se comunicarán a los titulares antes de aplicarse o, a más tardar, al aplicarlos, por la web y por los canales de contacto que cada titular haya autorizado. Si cambia la finalidad del tratamiento, VXM pedirá una autorización nueva (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.3.1). Cada versión anterior se conserva con su fecha de vigencia.

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